Reclamo
Scrivere un reclamo: obiettivo, chiaro e convincente
In breve
Per scrivere un reclamo, descriva l'accaduto in ordine cronologico, menzioni contratto, ordinazione o fattura e formuli una soluzione concreta. Documenti la Sua esposizione con i documenti pertinenti e fissi se necessario un termine di risposta adeguato. Episto La aiuta a trasformare tutto in una lettera di reclamo professionale e La invia per Lei.
Come funziona
In pochi passi
- 01
Ordinare i fatti
Annoti data, persone coinvolte, prestazione promessa e quanto è effettivamente accaduto. Separi i fatti verificabili dalla Sua valutazione.
- 02
Definire la soluzione
Decida cosa si aspetta concretamente: correzione, sostituzione, rimborso, spiegazione o un'altra soluzione adeguata.
- 03
Redigere il reclamo
Rimanga cortese ma determinato, menzioni le prove e fissi se necessario un termine di risposta realistico. Episto struttura la lettera.
- 04
Documentare l'invio
Alleghi solo le copie necessarie e conservi la lettera e la prova di invio. Per richieste importanti, una raccomandata è consigliabile.
Cosa mettere nella lettera
Checklist
Indirizzo completo del mittente e del destinatario
Oggetto chiaro con numero cliente, ordinazione o fattura
Descrizione cronologica e obiettiva
Soluzione concreta desiderata e termine di risposta
Prove pertinenti in copia o PDF
Importante in Svizzera
Da sapere
Fatti invece di accuse
Una cronologia precisa, dati concreti e prove comprensibili hanno di solito più efficacia di accuse generiche o formulazioni emotive.
Verificare la via di escalation
Molti settori dispongono di organi di mediazione o conciliazione. Spesso è necessario aver prima reclamato senza successo direttamente presso l'azienda e poter documentare la corrispondenza.
Domande frequenti
Come posso scrivere un reclamo efficace?
Descriva i fatti in modo conciso e cronologico, menzioni i riferimenti e le prove e chieda una soluzione concreta e adeguata entro un termine realistico.
Come formulare un reclamo in modo cortese ma determinato?
Utilizzi fatti neutri, eviti attacchi personali e scriva chiaramente quale correzione si aspetta. Un tono pacato aumenta le probabilità di una risposta costruttiva.
Quali prove dovrei allegare?
Sono adatti ad esempio contratto, conferma d'ordine, fattura, foto e corrispondenza precedente. Invii di regola copie e conservi gli originali presso di Sé.
Un reclamo va inviato per raccomandata?
No, non sempre. Per importi elevati, termini in corso o una possibile escalation, un invio con prova di ricezione è tuttavia spesso consigliabile.
Questo testo offre informazioni generali su una pratica in Svizzera e non costituisce una consulenza legale. Fanno fede il Suo contratto e le disposizioni di legge vigenti.